Hoe selecteer je een nieuwe medewerker?

Hoe selecteer je een nieuwe medewerker?

Je bent op zoek naar een nieuwe medewerker en je hebt reacties binnen gekregen op de wervingsactie. Hoe ga je uit al die geïnteresseerde kandidaten jouw nieuwe medewerker kiezen?

Er komt veel kijken bij het aannemen van een nieuwe medewerker. In dit artikel gaan we dieper in op de stappen die je doorloopt in het selectieproces. Goede voorbereiding is het halve werk en met een professioneel proces geef je meteen een goed visitekaartje af aan een toekomstige ambassadeur.

Kwaliteit vs. kwantiteit
Het aantal reacties op een vacature kan heel erg verschillen. Voor de ene positie krijg je 5 reacties binnen en voor de andere vacature 60 of meer geinteresseerde kandidaten. Maak je niet meteen druk over het aantal reacties. Dat zegt namelijk niet zoveel. Dé kandidaat met de juiste kennis en kunde én die ook nog eens goed matcht met de organisatiecultuur kan ook tussen die 5 reacties zitten.

Basiscriteria vaststellen
Begin met het vaststellen van de basiscriteria waar iemand aan moet voldoen. Door dit helder te hebben kun je makkelijker schiften. Voor een praktische functie is het wellicht minder belangrijk dat iemand foutloos Nederlands schrijft en dan is dat ook geen criteria. Heeft iemand een specifieke opleiding nodig om het werk uit te kunnen voeren, dan is dat een basiscriteria. Maak het lijstje met basiscriteria niet te lang. Wat zijn de echte must-haves en wat zijn de nice-to-haves. Het schaap met vijf poten bestaat niet en als er dan iemand in de buurt komt dan is dat een pareltje, maar niet de standaard.

Hoe ziet het sollicitatieproces eruit?
Bepaal van tevoren hoe het proces eruit ziet. Uit hoeveel gesprekken bestaat het proces? Wie maken onderdeel uit van de gesprekken? Wie beslist uiteindelijk wie er wordt aangenomen? Is een assessment onderdeel van het proces? In welk gesprek wordt er gesproken over arbeidsvoorwaarden? De sollicitant gaat hier ook naar vragen, dus het is voor beide partijen fijn om dit helder te hebben.

Eerste selectie
Na de ontvangst van de reacties begint het doornemen van de reacties. Mijn advies is om eerst het CV door te nemen en te kijken of iemand aan de basiscriteria voldoet die voor jouw bedrijf en de openstaande functie belangrijk zijn. Mocht dit niet het geval zijn, dan bespaar je tijd, want dan heeft het lezen van de meegestuurde motivatie weinig toegevoegde waarde. Maak uit alle reacties een grove schifting. Wie voldoet aan de basiscriteria? Over wie twijfel je en wie valt er sowieso af? Blijf selecteren totdat je een behapbaar aantal reacties overhoudt. Wellicht zitten er ook kandidaten tussen die niet voor deze positie geschikt zijn, maar voor een andere of een toekomstige. Deze kun je ook apart houden.

Kandidaten afwijzen en uitnodigen
De volgende stap is om een selectie met kandidaten te maken waarmee je in gesprek gaat. Kun je niet kiezen en blijft het aantal te hoog om ze allemaal uit te nodigen? Plan dan eerst een telefonisch gesprek in en check een aantal zaken waar je meer over wilt weten of waar je over twijfelt. Met de kandidaten die overblijven plan je een gesprek in bij jou op kantoor. Vergeet niet om een ruimte te reserveren als dit nodig is. Stuur de kandidaten die niet door de selectie zijn gekomen en die geen uitnodiging ontvangen een afwijzing. Bewaar dit niet tot het einde van het proces. Je bespaart tijd om dit vroeg in het proces te doen omdat anders kandidaten gaan bellen of mailen en vragen naar de status van hun sollicitatie.

Eerste ronde
Bereid het gesprek goed voor. Wat is je doel van het gesprek? In het gesprek moet je de juiste balans zien te vinden van het informeren van de sollicitant over het bedrijf en de openstaande functie en het stellen van vragen waardoor jij een beeld kan vormen of dit de geschikte kandidaat is om aan te nemen. Doe je het gesprek samen met iemand anders? Spreek dan van tevoren een gespreksverdeling af. Wie vraagt wat? Wie vertelt wat? Maar ook praktische zaken als wie de kandidaat ophaalt bij de receptie. Rond het gesprek af door aan te geven hoe de procedure verder verloopt en wanneer de kandidaat te horen krijgt of hij/ zij door is naar een volgende ronde. Evalueer daarna met je gesprekspartner het gesprek. Maak aantekeningen als je dat niet hebt gedaan tijdens het gesprek, zodat je straks nog de verschillende gesprekken uit elkaar weet te houden.

Kandidaten afwijzen en uitnodigen tweede ronde
Wijs de kandidaten die niet door zijn naar een volgende ronde af inclusief een korte motivering waarom. Als je kandidaten hebt gesproken is het wel zo netjes om te motiveren waarom ze niet door zijn naar een volgende ronde. En nodig de kandidaten die door zijn uit voor een vervolggesprek. In het volgende artikel het vervolg van het selectieproces en gespreksvoering.

Tot slot nog een aantal tips
Tip 1: check voor de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid (NVP)
voor ‘hoe het heurt’.
Tip 2: in het kader van de AVG/GDPR mag je CV’s en andere persoonsgegevens maximaal 1 maand
bewaren. Voor meer informatie kijk hier

Heb je behoefte aan ondersteuning bij het werven van je nieuwe medewerker? Wil je een ervaren gesprekspartner bij het gesprek? Neem dan contact op met Nienke van Dijk van HR-dienst.nl.

Unnamed

Nienke van Dijk

Nienke is eigenaar van HR adviesbureau HR-dienst.nl. Startups, scale ups en MKB organisaties kunnen bij Nienke terecht met vraagstukken omtrent personeel. Nienke is naast HR professional auteur van het boek The Power of Choice en coacht ondernemers om de beste leider te worden van hun eigen leven en van hun organisatie. Website: www.hr-dienst.nl en www.nienkevandijk.com

Gerelateerde Artikelen