Productief blijven met de constante stroom van nieuwe informatie

Productief blijven met de constante stroom van nieuwe informatie

Bij het runnen van je eigen onderneming hoort vaak het verwerken van enorm veel informatie. Als je een team opbouwt en je processen schaalt voorbij de 3 mensen, zie je jezelf langzaam ontwikkelen naar een ware duizendpoot. Je moet vaak meer onthouden dan je kan, en toch je hoofd leeg houden voor het vormen van nieuwe ideeën. Lees hier een paar dingen die ik geleerd heb tijdens het schalen van Luminum Solutions in 2017.

1. Comprimeren, en gelijk vergeten

Van al die informatie is vaak maar 10% relevant voor wat jij ermee moet doen. In een gemiddelde meeting wordt er eigenlijk veel meer besproken dan uiteindelijk noodzakelijk is. Denk aan de volgende informatie die een klant tijdens een meeting deelt: “We hebben afgelopen maand veel contact gehad met twee van onze grootste klanten. De eerste gaf aan het nieuwe ontwerp mooi te vinden, maar kon de knop voor uitloggen niet vinden achter de nieuwe animatie, en dacht dat ze helemaal niet ingelogd was. De tweede vond het ontwerp zowel duidelijker als mooier, maar had het gevoel dat de site een stuk trager was.” 
 
Het komt uiteindelijk neer op ongeveer de volgende mentale notitie die je dan moet maken: “in/uitloggen moet duidelijker → hoe?” en: “website leek traag → oplossing?”.  Het zou ideaal zijn om de rest gelijk te vergeten, want je moet het nog hebben over 5 pagina’s en eigenlijk ook die nieuwe offerte die nog open staat. Oh, en daarna gelijk door naar een gesprek met een collega over een bug in een heel ander systeem om vervolgens je boekhouder te bellen over de personeelsadministratie..
 
Maar goed, uiteindelijk moet je dat verhaal gewoon verwerken. En soms heb je geen tijd om van alles een notitie te maken tijdens zo een verhaal, dus ben je aangewezen op je grijze massa om je hierbij te helpen.
 

2. Actionable

Die extra kwalitatieve informatie in die zin over het denken dat hij niet ingelogd was, is heel belangrijk. Want als jij straks moet uitschrijven wat de oplossingen zijn, moet je begrijpen wat de context was. Toch hoef je tijdens die meeting echt niet precies te weten hoe de klant zich voelde. Dat is de mentale ruimte pas waard als je die informatie daadwerkelijk gaat verwerken. Door de context bewust gelijk te vergeten, en de informatie gelijk om te zetten naar iets dat wij een ‘actionable’ noemen, kan je je hoofd leeg houden en toch niets vergeten. Zo kan je de informatie comprimeren, en het vertrouwen hebben dat je hem terug kan halen wanneer het moet.
 
Een tip voor het maken van een actionable is een veelgebruikte standaard voor het stellen van doelen: SMART. In deze fase zijn vooral de ‘S’ en de ‘T’ relevant, die staan voor ‘Specifiek’ en ‘Tijdsgebonden’. Door je gelijk af te vragen: ‘Wat?’ en ‘Wanneer?’, wordt het makkelijker om het geheel te vergeten. Als jij dan ‘s avonds de was ophangt, kan je ervan uit gaan dat die mentale notitie nog even door je hoofd schiet. 
 

"Als je 10 tot 15 van dit soort situaties per dag krijgt, is het noodzaklijk om dingen compact te houden."

Door de punten uit de meeting direct, op dat moment, te vervormen naar;

  • Vandaag 12:00: Bespreken onbetwistbare logout knop → vandaag 17:00 met David?
  • Vandaag 14:00: Vraag Tim statistieken van de website snelheid (welke pagina’s?) te bekijken en de tragere pagina’s te delen
kan je alles vergeten. Als je 10 tot 15 van dit soort situaties per dag krijgt, is het noodzaklijk om dingen compact te houden. Een notitieboek is alleen niet genoeg. Nu heb je je informatie alleen in een compact formaat, en kan je hem vergeten. Je wilt er wel op het juiste moment aan herinnerd worden.. Want vergeten is eigenlijk geen optie.
 

3. Reminders in een chaotische omgeving: right tool(s) for the job

Je hebt dan wel al die informatie gecomprimeerd en bent vergeten wat niet meer relevant is, toch zal je moeten zorgen dat je die constante stroom aan verandering kan blijven verwerken. Hiervoor zijn een aantal tools erg handig!
 

Dropbox paper

Vergeet Word, Pages of zelfs Google Docs. Al deze tools zijn eigenlijk toch net te traag, te uitgebreid, en vaak niet overzichtelijk genoeg.
Dropbox Paper, een nieuw product van Dropbox, maakt het mogelijk om taken te verdelen, commentaar te geven, en bevat nog veel meer handige trucjes om het verdelen en delen van planningen enorm eenvoudig te maken.  Je kan bijvoorbeeld in een van je documenten een ‘to do’ aanmaken, en krijgt een mailtje aan het begin van elke dag met de to do’s van die dag. Ook kan je op basis van afspraken in je kalender gelijk documenten starten met een sjabloon voor notulen. Wil je weten wat een collega heeft gedaan aan het marketingplan dat eind die week af moet zijn? Je krijgt van Paper vanzelf keurig een mailtje met updates aan het document gemarkeerd.
 

Slack

Slack is onmisbaar als team. Maar één functionaliteit is toch wel echt de meest waardevolle voor het verwerken van veel informatie: reminders. Door simpelweg /remind to call André at 15:00 today te typen, krijg je om 15:00 stipt een berichtje dat je dit nog moet doen. Je kan uiteraard ook je collega’s reminders sturen. Zo hoef je ze niet meer lastig te vallen met de vraag of ze iets in hun kalender kunnen zetten: jij kan dit er zelf in plaatsen en ze worden er vanzelf aan herinnerd.
 
"Door deze trucjes en tools toe te passen als standaard, kan je het gros van de informatie die je voorgeschoteld krijgt binnen 10 tot 30 minuten gewoon vergeten, en hoef je je een stuk minder zorgen te maken over de deadlines. Zo kan je je blijven focusen op je core business, en blijft er wat ruimte over voor nieuwe ideeën!" 
Zowie stoel

Zowie Langdon

zowie@luminum.solutions

Zowie is een technische ondernemer. Hij bouwt samen met zijn partner en ’t team bij Luminum Group systemen en websites voor bedrijven als Het Kieskompas en Independer. Als techneut werkt hij met de meest innovatieve en veelbelovende technologieën, en zet deze inzichten en vaardigheden in om als ondernemer mee te bouwen aan innovatie en positieve verandering.

Gerelateerde Artikelen

Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties! Wees de eerste die een reactie plaatst.

Laat een reactie achter

Let op: Als je niet bent ingelogd, kan je je reactie niet meer wijzigen of verwijderen